Poste :
Mission principale :
Assister le Directeur dans la gestion courante, exécuter les actes administratifs, recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la direction, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes, tout en veillant à l’application des règles en matière de santé et de sécurité au travail, éthique et de système anti-corruption.
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception, le traitement et l’orientation des appels et messages téléphoniques ;
- Assurer la gestion des réclamations sensibles (autorités, associations, communes et arrondissements) ;
- Tenir l’agenda du Directeur ;
- Traiter et mettre en forme les documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés ;
- Trailer et envoyer le courrier de réclamation aux services concernés pour traitement ;
- Gérer le courrier du Directeur Adjoint notamment, les lettres de réponse envoyées au client, les facilités de paiement pour les clients, les pièces de dépense, les formulaires d’actualisation du budget, les dossiers de clôture des DI, les fiches de demande d’investissement, l’autorisation de sortie des véhicules... ;
- Gérer la machine à affranchir, pesé des plis, marquage des index sur la fiche de dépôt et l’envoi à Barid Al Maghreb contre accusée de réception ;
- Tenir le planning des salles de réunion et organiser le matériel et la logistique des réunions ;
- Prendre les notes et rédiger les comptes-rendus ;
- Gérer le classement, classique dans des classeurs et électronique des réclamations, des courriers des autorités avec les accusés de réception des courriers envoyés, les courriers divers, les notes de frais, les réunions convoquées par les autorités relatives aux maisons menaçant ruine, l’astreinte, la petite caisse ;
- Tenir la gestion des dépenses de la petite caisse ;
